Le logiciel avocat : comment bien choisir sa solution ?

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Le logiciel avocat : comment bien choisir sa solution ?
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Le logiciel avocat : comment bien choisir sa solution ?

La digitalisation de votre cabinet passe nécessairement par l’adoption d’un bon logiciel pour avocat. C’est une solution efficace de gestion de votre travail et un outil devenu nécessaire à l’évolution des cabinets d’avocat.

Il existe plusieurs types de logiciels d’avocat (gratuit, cloud, logiciels de facturation, logiciels de gestion) qui vous permettent de structurer, de sécuriser et de centraliser toute l’organisation de votre travail.

Table des matières

  • Pourquoi se doter d’un logiciel pour avocat ? L’intérêt pour la gestion de votre cabinet.
  • Comment choisir un logiciel d’avocat correctement ? Fonctionnalités, hébergement, coût.
  • Quels sont les types de logiciels avocat ?
  • Différentes marques sur le marché du logiciel avocat.

Pourquoi se doter d’un logiciel d’avocat ?

Un bon logiciel d’avocat est en mesure d’apporter des solutions efficaces pour la gestion digitale de votre cabinet.

2 atouts majeurs :

  • Une gestion simplifiée de vos flux d’informations et de vos bases de données,
  • La sécurisation de vos données.

Gestion simplifiée des flux d’informations et des bases de données

Adopter un logiciel de gestion pour avocat constitue un gain de temps considérable. Vos flux d’informations et vos bases de données sont gérés de façon intuitive : le stockage et la gestion de vos contacts, dossiers, mails, documents et mouvements financiers sont automatisés.

Un logiciel SaaS pour avocat améliore et facilite notamment le travail collaboratif : les données que s’échangent les collaborateurs sont actualisées et toute l’organisation de leur travail est centralisée. Ils peuvent suivre l’avancement d’un cas, y intégrer de nouvelles pièces, etc. Les clients peuvent également consulter leur dossier et régler des factures.

Ce type de solution permet sans conteste de dynamiser la circulation de l’information au sein de votre structure.

En gagnant ainsi en fluidité et en simplicité, vous pouvez consacrer vos efforts à votre travail de fond et gagner en productivité.

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Sécurisation des données

Sécuriser le patrimoine de votre cabinet via un espace réservé à l’échange de vos informations et documents clients est une étape majeure de la transformation numérique votre structure.

Choisir un logiciel qui vous permettra de disposer des meilleurs systèmes n’est pas un luxe : la sauvegarde et le partage de fichiers et données ainsi que la gestion des droits d’accès sont des opérations parfois lourdes pour les supports informatiques.

Le niveau de sécurisation de vos données dépend de nombreux éléments qu’il convient de maîtriser. C’est une des raisons pour lesquelles il faut savoir bien choisir son logiciel.

Comment bien choisir son logiciel avocat ?

Le choix de son logiciel peut se révéler complexe à l’heure où les offres se sont multipliées à grande vitesse. En effet, la digitalisation de la profession d’avocat est devenue un enjeu de taille pour la performance des cabinets.

Pour identifier le logiciel le plus adapté à vos besoins,  plusieurs éléments doivent être observés.

Nous en avons relevé quatre principaux :

  • Le type de logiciel et l’éventuel budget consacré,
  • Les fonctionnalités du logiciel (gestion, facturation) et la satisfaction de vos besoins,
  • La sécurité, qui dépend notamment du type d’hébergement (local, cloud),
  • Le choix du prestataire (de nombreuses marques existent aujourd’hui).

Plusieurs types de logiciel pour avocat

Le choix du logiciel dépend avant tout de vos besoins.

Les avantages d’un logiciel de facturation pour avocat sont évidents : le paramétrage des taux horaires et des barèmes de facturation, l’automatisation du calcul des tâches et du temps passés sont tout autant d’éléments qui vous économise le temps passés sur la question de vos honoraires.

De plus, il existe des systèmes automatiques de relance qui permettent de limiter les impayés.

Aujourd’hui les solutions existantes sont assez complètes et proposent des logiciels de gestion pour cabinet d’avocat, dont nous avons listés les avantages précédemment : gérer les dossiers et la clientèle, rythmer et faciliter l’activité des collaborateurs, notamment concernant leurs temps de travail, et centraliser les documents en général.

Des solutions complémentaires sont parfois pensées pour optimiser votre productivité : des tableaux de performance, des outils de répartition des tâches, etc.

Par ailleurs, il existe des logiciels avocat gratuits qui ne sont souvent disponibles que dans des versions « allégées » et qui n’optimisent donc pas l’accompagnement et la sécurité de vos données aussi bien qu’un logiciel, bien choisi, auquel vous aurez consacré un certain budget. D’autant plus que les logiciels payants proposent généralement des périodes d’essai.

La qualité du système est donc le critère de choix à favoriser pour s’assurer de son efficacité et de sa performance.

L’hébergement

La question de l’hébergement détermine celle de la sécurisation de votre système.

L’hébergement local, directement sur le serveur de votre cabinet, est une solution généralement déconseillée par les prestataires de logiciels avocat. La durée de vie ou encore l’éventualité d’un incident (surchauffe, dysfonctionnement…) sont des éléments qui compliquent l’organisation et la réorganisation de vos systèmes de stockage.

L’hébergement directement en solution Saas est une alternative qui vise à alléger vos systèmes informatiques et qui permet de déléguer la maintenance et l’entretien technique. Les données sont stockées sur des serveurs externes toujours accessibles.

Les serveurs utilisés, leur puissance et leur niveau de sécurité dépendent alors du prestataire, qu’il faut donc nécessairement choisir avec précaution.

Différents prestataires – Différentes marques de logiciel

Le choix du prestataire est essentiel. En dépendent le paramétrage et l’installation du système, sa maintenance ainsi que la formation de vos équipes. Il sera un véritable partenaire.

Il existe de nombreuses marques proposant ce type de système. Les logiciels Kleos et Secib font partie des plus populaires. Ils proposent des solutions récentes et évolutives. 

N’hésitez pas à consulter des avis pour vous faire une idée sur les meilleurs logiciels avocat. Utiliser des outils comparatifs peut être un bon moyen de faire son choix.

"Nous accompagnons les avocats dans leur transformation numérique et leur communication en ligne" Valéry, CEO
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